Dịch vụ huỷ tài liệu không chỉ là huỷ giấy tờ, hồ sơ lưu trữ thông thường. Mà nó còn liên quan đến tính pháp lý, cũng như mức độ an toàn, bảo mật trong hoạt động doanh nghiệp. Vì vậy, khi đã quyết định lựa chọn một đơn vị thứ ba cung cấp dịch vụ huỷ tài liệu. Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng về tính chuyên nghiệp, uy tín của đơn vị đó. Phần nội dung dưới đây sẽ lý giải chi tiết hơn về vấn đề này.
Đơn vị cung cấp dịch vụ huỷ tài liệu uy tín ?
Hiện nay, cùng với nhu cầu sử dụng dịch vụ ngày càng cao, xuất hiện nhiều đơn vị cung ứng hơn. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đảm bảo được chất lượng như cam kết. Đó là lý do vì sao khá nhiều doanh nghiệp còn e ngại sử dụng dịch vụ ngoài. Vậy địa chỉ chuẩn, uy tín sẽ đảm bảo những yếu tố nào?
Tính pháp lý, bảo mật cao
Đơn vị đó cần có đầy đủ tính pháp lý, cũng như tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chuẩn huỷ tài liệu theo quy định của cục văn thư lưu trữ.
Đồng thời, giấy tờ sau khi được huỷ cần đảm bảo không bị rò rỉ ra bên ngoài. Không thể khôi phục dù là một nội dung nhỏ.
Máy móc hiện đại, cập nhật
Một trong những điểm bạn nên cân nhắc khi lựa chọn dịch vụ huỷ tài liệu đó là cơ sở vật chất của đơn vị đó. Thông thường, nếu họ là đơn vị chuyên nghiệp về mảng này. Chắc chắn khoản đầu tư trang thiết bị hiện đại là điều cần thiết, đảm bảo huỷ giấy tờ nhanh chóng, gọn nhẹ.
Quản lý chặt chẽ trong suốt quá trình huỷ tài liệu
Toàn bộ các công đoạn từ bốc xếp, đóng gói, vận chuyển và đem đến địa điểm tiêu huỷ đều được giám sát chặt chẽ. Đồng thời, phía khách hàng có thể đi theo, giám sát từ đầu đến cuối để đảm bảo phía công ty thứ ba thực hiện đúng theo cam kết.
Như vậy, khách hàng hoàn toàn yên tâm khi sử dụng dịch vụ chuẩn được cung cấp bởi bên đối tác thứ ba.
Quy trình dịch vụ huỷ tài liệu chuẩn
Nhằm đem đến thông tin minh bạch cho khách hàng có nhu cầu tiêu huỷ tài liệu,. Mỗi một đơn vị đều cần tuân thủ quy trình triển khai dịch vụ chuẩn chung. Một đơn vị càng làm chuẩn, càng thể hiện mức độ uy tín tới khách hàng. Cụ thể:
Tiếp nhận yêu cầu
Khi khách hàng có nhu cầu, và thực hiện liên hệ với bên công ty để yêu cầu dịch vụ. Đội ngũ nhân viên sẽ tiếp nhận thông tin, cũng như giới thiệu tổng quan về dịch vụ.
Báo giá, ký kết
Sau khi có được thông tin từ khách hàng cung cấp, nắm bắt yêu cầu. Đơn vị cử người đến khảo sát thực tế, đo lường khối lượng công việc , và thời gian phía khách hàng cần làm xong ( trong nhiều ngày hay cần gấp).
Từ đó, lên báo giá, và thông báo tới khách hàng. Đôi bên thống nhất điều khoản, nghĩa vụ và trách nhiệm, cũng như mức giá, và đi đến kí kết hợp đồng.
Tiến hành huỷ tài liệu
Đơn vị dịch vụ huỷ tài liệu sẽ triển khai theo hợp đồng một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đặc biệt, đảm bảo đúng tiến độ yêu cầu. Khách hàng toàn quyền giám sát mọi công đoạn trong quá trình tiêu huỷ.
Nghiệm thu, thanh toán
Công việc hoàn tất, nghiệm thu hợp đồng. Phía khách hàng tiến hành thanh toán cho bên dịch vụ.
Các hình thức dịch vụ huỷ tài liệu hiện nay
Nhìn chung, tuỳ vào khối lượng giấy tờ cần tiêu huỷ, phía đơn vị thực hiện sẽ tư vấn giải pháp thích hợp cho doanh nghiệp.
Huỷ tại chỗ
Thực hiện dịch vụ huỷ tài liệu ngay tại doanh nghiệp. Tuy nhiên, dịch vụ này chỉ được thực hiện khi đảm bảo các điều kiện sau:
- Khối lượng tài liệu, giấy tờ, hồ sơ cần xử lý không quá lớn.
- Bên phía doanh nghiệp không thể điều phối người về giám sát quá trình tiêu huỷ được.
- Tài liệu cần xử lý có độ bảo mật cao, không để rò rỉ ra bên ngoài.
Khi sử dụng dịch vụ tại chỗ như vậy, phía đơn vị thực hiện cần cử thêm người đến hỗ trợ, cũng như lắp đặt trang thiết bị máy móc. Vì vậy, chắc chắn doanh nghiệp cần bỏ ra khoản phí cao hơn.
Huỷ tại đơn vị nhận
Nếu khối lượng giấy tờ quá lớn, lời khuyên cho bạn là nên lựa chọn tiêu huỷ tại cơ sở cung cấp dịch vụ. Bởi tại đây, đơn vị đã thiết kế riêng một khu vực chuyên để xử lý giấy tờ, đảm bảo công suất lớn, thời gian hoàn thành nhanh chóng.
Thêm vào đó, mọi công đoạn từ khâu đóng gói, vận chuyển đi, cho đến việc tiêu huỷ đều được giám sát chặt chẽ bởi đội ngũ bên phía thực hiện, và cả khách hàng. Do vậy, tính bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu. Bài viết đã giải đáp thông tin vì sao doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ huỷ tài liệu uy tín. Nếu bạn đang quan tâm đến loại hình này, hãy tìm hiểu thật kỹ, và lựa chọn đơn vị thứ ba có kinh nghiệm để xử lý công việc nhanh chóng, hiệu quả nhất.
